Information om hantering av personuppgifter

Informationen lämnas enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (GDPR).

PRV behandlar personuppgifter för att kunna utföra de uppgifter som myndigheten ansvarar för. PRV:s övergripande uppdrag är att vara expertmyndighet för immateriella rättigheter, bland annat patent, varumärkesskydd, designskydd och upphovsrätt, samt att tillhandahålla information och utbildning som stärker kunskap om immateriella tillgångar och rättigheter. PRV tillhandhåller även uppdragstjänster och administrerar tjänster kopplade till EU:s SMF-fond. PRV utför också tillsyn enligt lag (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt (2016:977) samt utför kontroll enligt lag (2025:949) om kontroll av skyddade beteckningar på hantverks- och industriprodukter.

PRV:s personuppgiftsansvar och kontaktuppgifter

PRV är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som beskrivs nedan. Det innebär att PRV ansvarar för att personuppgifter behandlas på ett korrekt och säkert sätt enligt dataskyddsreglerna.

Patent- och registreringsverket

Box 5055

102 42 Stockholm

08-782 28 00

Dataskyddsombud: dpo@prv.se

Vad är personuppgifter och personuppgiftsbehandling?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande person. Det kan till exempel vara namn, kontaktuppgifter, e-postadress, personnummer, användarkonto, bild, röst, IP-adress, roll, befattning eller uppgifter i ett ärende. Med behandling av personuppgifter menas i princip allt som görs med personuppgifter. Det kan till exempel vara att samla in, läsa, registrera, diarieföra, lagra, strukturera, lämna ut, överföra, radera eller arkivera uppgifter.

Varför och med vilken rättslig grund behandlar PRV personuppgifter?

PRV behandlar personuppgifter när det behövs för att myndigheten ska kunna utföra sitt uppdrag, följa lagar och hantera kontakter med enskilda, företag, organisationer, andra myndigheter och samarbetspartners.

De rättsliga grunder som normalt är aktuella för PRV är:

• allmänt intresse, till exempel när PRV utför sitt uppdrag som statlig myndighet och när myndigheten tillämpar offentlighetsprincipen,
• myndighetsutövning, till exempel när PRV handlägger och beslutar i ärenden,
• rättslig förpliktelse, till exempel när PRV följer krav i lag, förordning, arkivregler, bokföringsregler eller kollektivavtal, och
• avtal, till exempel i vissa fall när PRV hanterar anställningsförhållanden eller uppdragstjänster.

PRV:s behandling kan bland annat stödjas på GDPR, artikel 6.1 c och 6.1 e, och dataskyddslagen med kompletterande bestämmelser till GDPR, tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivregler och den lagstiftning som styr PRV:s särskilda register och verksamhet.

För PRV:s särskilda register, till exempel patentregistret, varumärkesregistret och mönsterskyddsregistret, är syftet att informationen i registren ska vara tillgänglig för allmänheten. PRV behandlar då de personuppgifter som är nödvändiga för att register ska kunna föras och användas enligt gällande regler.

Område
Varumärken	Varumärkeslagen (2010:187) Varumärkesförordningen (2011:594)
Patent	Patentlagen (2024:945) Patentförordningen (2024:1020)
Mönsterskydd/formskydd	Mönsterskyddslagen (1979:485) Mönsterskyddsförordningen (1970:486)
PRV:s uppdrag   Tillsyn   Kontroll	Förordning (2007:1111) med instruktion för Patent- och registreringsverket Lag (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt (2016:977) Lag (2025:949) om kontroll av skyddade beteckningar på hantverks- och industriprodukter

 

Vilka personuppgifter behandlar PRV?

Vilka personuppgifter PRV behandlar beror på vilken kontakt du har med myndigheten och vilket ärende eller vilken tjänst uppgifterna avser. PRV behandlar endast sådana personuppgifter som behövs för ändamålet.

• identitetsuppgifter, till exempel namn och i vissa fall personnummer,
• kontaktuppgifter, till exempel adress, telefonnummer och e-postadress,
• arbetsrelaterade uppgifter, till exempel befattning, titel, roll och arbetsplats,
• ärendeuppgifter, till exempel uppgifter i ansökningar, register, beslut, meddelanden och bilagor,
• uppgifter som du själv lämnar i e-post, formulär, anmälningar, utbildningar, prenumerationer eller annan kontakt med PRV,
• uppgifter om deltagande i utbildningar eller informationsinsatser, till exempel anmälan, kursval, kursstatus och resultat när sådana uppgifter behövs,
• kostpreferenser vid fysiska möten,
• tekniska uppgifter och metadata i IT-system, digitala tjänster eller webbaserade utbildningar,
• uppgifter om PRV:s anställda när de utför sina arbetsuppgifter, till exempel namn, kontaktuppgifter, titel och befattning och
• uppgifter kopplade till vår kontakt med dig, till exempel möten, korrespondens och uppdrag och för att kunna samverka inom områden som rör innovation, immaterialrätt och företagande.

Varifrån får PRV personuppgifter?

PRV får personuppgifter från flera olika källor. Ofta lämnas uppgifterna direkt av den person som kontaktar PRV eller använder PRV:s tjänster. Uppgifter kan också lämnas av företag, ombud, andra organisationer, myndigheter eller samarbetspartners. I vissa fall hämtas uppgifter från offentliga handlingar, register eller andra offentligt tillgängliga källor.

När du eller någon annan skickar e-post till PRV behandlar PRV de personuppgifter som finns i meddelandet. Det kan till exempel vara namn, e-postadress, telefonnummer, befattning och de uppgifter du själv eller någon annan skriver i meddelandet. PRV kan behöva läsa, diarieföra, lagra, besvara och skicka vidare meddelandet till rätt funktion inom myndigheten.

Vilka kan få tillgång till personuppgifter?

Uppgifter och handlingar som du skickar in till PRV kan bli allmänna handlingar. Det innebär att de kan komma att lämnas ut om någon begär att få ta del av dem. Innan PRV lämnar ut en handling görs en prövning enligt offentlighets- och sekretesslagstiftningen. Uppgifter som omfattas av sekretess lämnas inte ut. Beslut om att inte lämna ut hela eller delar av en allmän handling kan överklagas till kammarrätt.

Uppgifterna kan också användas internt inom PRV för att handlägga ärenden, tillhandahålla tjänster, följa upp verksamheten och fullgöra myndighetens uppdrag.

Personuppgifter kan, när det behövs, komma att delas med:

• anställda och funktioner inom PRV som behöver uppgifterna i sitt arbete,
• andra myndigheter eller offentliga organ när PRV är skyldig eller har rätt att lämna ut uppgifterna,
• personer som begär ut allmänna handlingar, efter sedvanlig sekretessprövning,
• IT-leverantörer och andra personuppgiftsbiträden som behandlar uppgifter för PRV:s räkning enligt biträdesavtal,
• samarbetspartners i utbildnings-, informations- eller kommunikationsinsatser, när det behövs och det finns rättsligt stöd, och
• externa aktörer som tillhandahåller digitala plattformar, till exempel sociala medier eller utbildningsplattformar, i de fall sådana tjänster används.

Hur länge sparar PRV personuppgifter?

Som statlig myndighet är PRV skyldig att bevara vissa handlingar när de är av betydelse för myndighetens arbete. Hur länge personuppgifter sparas styrs bland annat av arkivlagstiftning, de regler som gäller för PRV:s särskilda register och PRV:s beslut om bevarande och gallring. Se PRV: s informationshanteringsplan.  Personuppgifter i PRV:s särskilda register sparas när det krävs enligt de regler som gäller för registren. Eftersom registren och diarierna har till syfte att tillhandahålla information som kan ligga till grund för prövningar, beslut, affärsverksamhet eller annan allmän eller enskild verksamhet kan PRV i vissa fall inte radera uppgifter som ingår i registren.

Personuppgifter som lämnas i samband med PRV:s uppdragstjänster, prenumerationer, utbildningar och informationsverksamhet sparas som utgångspunkt bara så länge de behövs för ändamålet eller så länge PRV behöver spara dem enligt lag eller beslut om bevarande och gallring. Fakturaunderlag sparas enligt gällande bokföringsregler. Personuppgifter som lämnas i e-post lagras som utgångspunkt bara så länge de behövs för ändamålet eller så länge PRV behöver spara dem enligt lag eller beslut om bevarande och gallring.

Särskilda kategorier av personuppgifter och personnummer

Särskilda kategorier av personuppgifter

Vissa personuppgifter är särskilt skyddsvärda enligt GDPR och kallas särskilda kategorier av personuppgifter eller känsliga personuppgifter. Det kan till exempel vara uppgifter om hälsa, politisk åskådning, religion, medlemskap i fackförening eller andra uppgifter som omfattas av de särskilda kategorierna i GDPR.

PRV kan också behandla känsliga personuppgifter om anställda när det behövs för att hantera arbetsrättsliga rättigheter och skyldigheter. Därutöver förvarar PRV handlingar från det tidigare namnarkivet. Vissa uppgifter i namnarkivet kan vara känsliga, till exempel uppgifter om ändring av juridiskt kön, och behandlas då med stöd av tillämpliga undantag i GDPR.

Personnummer

PRV behandlar personnummer när det är nödvändigt. Det kan vara aktuellt för att säkert identifiera en person i ett ärende eller för att en person själv ska kunna få information om sina ärenden genom digitala tjänster.

Automatiserat beslutsfattande och profilering

PRV använder inte automatiserat beslutsfattande, inklusive profilering enligt artikel 22 GDPR, om inte annat anges i informationen för en viss tjänst eller behandling.

Överföring av personuppgifter till tredjeland

PRV:s utgångspunkt är att personuppgifter så långt som möjligt ska behandlas inom EU/EES. Personuppgifter kan dock behöva överföras till ett land utanför EU/EES eller till en internationell organisation om det är nödvändigt för att PRV ska kunna fullgöra sina rättsliga förpliktelser eller utföra uppgifter av allmänt intresse. Exempelvis inom ramen för PRV:s uppgift att vara internationell myndighet, enligt förordningen (1978:218) om patent- och registreringsverkets verksamhet som internationell myndighet enligt konventionen om patentsamarbete och att vara varumärkesmyndighet enligt 5 kap. varumärkeslagen (2010:1877) i Sverige i ärenden om internationell varumärkesregistrering, kan personuppgifter behandlas och överföras till World Intellectual Property Organization (WIPO) och European Patent Office (EPO) och stater som ingår i dessa samarbeten.

Särskilt om behandling av personuppgifter i våra e-tjänster

När du använder PRV:s e-tjänster behöver vi behandla dina personuppgifter. Vi behandlar uppgifterna för att kunna tillhandahålla e-tjänsten, ta emot och handlägga ditt ärende samt fullgöra de uppgifter och skyldigheter som följer av PRV:s verksamhet och uppdrag.

Vilka personuppgifter behandlar PRV?

Vilka personuppgifter som behandlas beror på vilken e-tjänst du använder och vilka uppgifter som behövs i ditt ärende. Det kan till exempel vara:

• namn, kontaktuppgifter och andra identitetsuppgifter,
• personnummer eller samordningsnummer när det behövs för säker identifiering,
• uppgifter som du lämnar i formulär, fritextfält eller bifogade handlingar,
• uppgifter om det ärende, den ansökan eller den begäran som du skickar in,
• uppgifter som används för inloggning och identifiering, exempelvis via e-legitimation, och
• tekniska uppgifter och logguppgifter som behövs för drift, felsökning, informationssäkerhet och spårbarhet.

Om du lämnar uppgifter om andra personer i e-tjänsten kan PRV även komma att behandla deras personuppgifter inom ramen för ärendet.

Varför behandlar PRV personuppgifterna?

PRV behandlar personuppgifter för de ändamål som är nödvändiga för att hantera den aktuella e-tjänsten och det ärende som uppgifterna avser. Det kan bland annat vara för att:

• identifiera dig och säkerställa att rätt person använder tjänsten,
• ta emot, registrera, handlägga och följa upp ärenden, ansökningar och andra kontakter,
• kommunicera med dig och lämna besked eller beslut,
• fullgöra PRV:s uppdrag och rättsliga skyldigheter, och
• upprätthålla säkerhet, funktion, tillgänglighet och spårbarhet i e-tjänsten.

Vilken rättslig grund använder PRV?

PRV behandlar normalt personuppgifter i e-tjänster eftersom behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning. I vissa fall är behandlingen i stället nödvändig för att PRV ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse.

Varifrån kommer personuppgifterna?

Personuppgifterna kommer i första hand från dig när du använder e-tjänsten. I vissa ärenden kan PRV även få uppgifter från andra myndigheter, organisationer, register eller andra personer när det är tillåtet och nödvändigt för handläggningen.

Vem kan ta del av personuppgifterna?

Personuppgifterna kan behandlas av medarbetare på PRV som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter. PRV kan också anlita leverantörer som behandlar personuppgifter för PRV:s räkning, exempelvis för drift, support, utveckling eller teknisk förvaltning av IT-system. Sådana leverantörer får endast behandla uppgifterna enligt PRV:s instruktioner och i enlighet med tillämpliga dataskyddsregler.

Personuppgifter kan också lämnas ut till andra myndigheter eller andra mottagare om PRV är skyldigt eller har rätt att göra det enligt lag.

Allmänna handlingar och offentlighetsprincipen

Uppgifter och handlingar som du skickar in till PRV kan bli allmänna handlingar. Det innebär att de kan komma att lämnas ut om någon begär att få ta del av dem. Innan PRV lämnar ut en handling görs en prövning enligt offentlighets- och sekretesslagstiftningen. Uppgifter som omfattas av sekretess lämnas inte ut. Beslut om att inte lämna ut hela eller delar av en allmän handling kan överklagas till kammarrätt.

Hur länge sparar PRV personuppgifterna?

PRV sparar personuppgifterna så länge de behövs för det ändamål som de samlades in för och i enlighet med de regler som gäller för PRV:s verksamhet. Eftersom PRV är en myndighet omfattas vi också av regler om bevarande och gallring av allmänna handlingar. Det innebär att vissa uppgifter och handlingar kan behöva bevaras under lång tid eller permanent, även efter att ett ärende har avslutats.

Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

När personuppgifter behöver behandlas utanför EU/EES säkerställer PRV att det finns en rättslig grund för överföringen och att tillämpliga krav på skyddsåtgärder enligt GDPR är uppfyllda. Om ingen sådan överföring sker för den aktuella e-tjänsten kan denna information utelämnas.

Dina rättigheter

När PRV behandlar dina personuppgifter har du flera rättigheter enligt dataskyddsreglerna. Rättigheterna kan påverkas av att PRV är en myndighet och måste följa regler om allmänna handlingar, arkiv, sekretess och särskilda register. PRV prövar därför varje begäran utifrån de regler som gäller för den aktuella behandlingen.

Rättighet	Vad innebär den?
Rätt till information	Du har rätt att få information om hur PRV behandlar dina personuppgifter. Texten på denna sida är en del av den informationen.
Rätt till tillgång	Du har rätt att begära besked om PRV behandlar personuppgifter om dig och att få information om behandlingen, ofta kallat registerutdrag.
Rätt till rättelse	Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter rättas och att ofullständiga uppgifter kompletteras.
Rätt till radering	Du kan begära att personuppgifter raderas. PRV raderar uppgifter när det är möjligt och förenligt med ändamålet, lagkrav, arkivregler och de regler som styr PRV:s register.
Rätt till begränsning	Du kan i vissa fall begära att PRV begränsar behandlingen, till exempel medan PRV kontrollerar om uppgifterna är korrekta eller prövar en invändning.
Rätt att invända	Du kan invända mot behandling som grundas på allmänt intresse eller myndighetsutövning om du har skäl som rör din särskilda situation.
Rätt till dataportabilitet	Rätten till dataportabilitet gäller bara i vissa fall, framför allt när behandlingen grundas på samtycke eller avtal och sker automatiserat. Den är därför ofta begränsad i myndighetsverksamhet.

När du kontaktar PRV för att utöva en rättighet kommer PRV att pröva din begäran så snart som möjligt. Som utgångspunkt lämnar PRV svar inom en månad. Om ärendet är komplicerat eller om PRV fått flera parallella begäranden kan tiden förlängas med ytterligare två månader. I så fall får du information om förlängningen.

Klagomål hos Integritetsskyddsmyndigheten

Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att PRV behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt.

Integritetsskyddsmyndigheten | IMY

Kontakta oss

Personuppgiftsansvarig är Patent- och registreringsverket, Box 5055 102 42 Stockholm. Det är myndigheten som ansvarar för de personuppgifter som finns i PRV:s register och ska se till att uppgifterna behandlas på ett korrekt sätt. 

E-post till Dataskyddsombudet:dpo@prv.se