Så här upphandlar vi

PRV ska som myndighet följa lagen om offentlig upphandling (LOU) och alltid sträva efter att upphandla varor och tjänster i konkurrens. Vi ska genomföra våra upphandlingar på ett öppet, objektivt och affärsmässigt sätt. Dessa värderingar ligger till grund för den affärsmetod som PRV tillämpar vid upphandling.

Behovsanalys och marknadsundersökning

När det inte finns ett befintligt avtal som täcker vårt behov av en vara eller tjänst så behöver vi göra en upphandling som startar med en behovsanalys och marknadsundersökning. Här slår vi till exempel fast:

  • hur en vara eller tjänst ska användas i verksamheten
  • vem eller vilka som ska använda den
  • vilka krav vi ska ställa på leverantören och produkten
  • vilka resultat och effekter vi vill se när varan eller tjänsten är implementerad i verksamheten. 

Vi analyserar också den aktuella marknaden och tar reda på vilka leverantörer som kan erbjuda den efterfrågade varan eller tjänsten och om det exempelvis är pris eller kvalitet som driver en viss leverantörsgrupp.

Affärsstrategi

Inför upphandlingar där det estimerade kontraktsvärdet är relativt högt utarbetar PRV en affärsstrategi. Den omfattar exempelvis en uppdragsbeskrivning av den vara eller tjänst som ska upphandlas, tydliga affärs- och effektmål som PRV vill uppnå genom upphandlingen samt en upphandlingsstrategi som anger val av upphandlingsförfarande och hur affären kan drivas på bästa sätt. Om inköpet har stor strategisk påverkan på PRV:s verksamhet kan även en riskanalys behöva genomföras.

Upphandlingsdokument

Nästa steg i upphandlingen är att utforma upphandlingsdokumenten som skickas ut till leverantörerna på den aktuella marknaden. Upphandlingsdokumenten syftar till att anbudsgivarna ska veta vilken vara eller tjänst vi avser att köpa in och vilka krav vi ställer på produkten och leverantören. Upphandlingsdokumenten består av flera delar, exempelvis:

  • administrativa villkor för upphandlingens genomförande,
  • tekniska kravspecifikationer, 
  • anbudsutvärdering och tilldelningskriterier, 
  • kontraktsförslag som ska gälla under avtalstiden, 
  • bilagor som anbudsgivaren eventuellt ska fylla i.

Annonsering

När upphandlingsdokumenten har färdigställts annonseras upphandlingen elektroniskt genom upphandlingsverktyget e-Avrop. Även samtliga riktade direktupphandlingar utan föregående annonsering publiceras genom e-Avrop. Alla upphandlingar över tröskelvärdet annonseras dessutom i EU:s databas Tenders Electronic Daily (TED).

e-Avrop (extern webbplats)

Tenders Electronic Daily, TED (extern webbplats)

Anbud

När anbudstiden gått ut öppnas alla anbud inom ramen för en elektronisk process i upphandlingsverktyget e-Avrop, vilket innebär att endast ansvarig upphandlare närvarar vid anbudsöppningen. Anbud ska öppnas så snart som möjligt efter anbudstidens slut. Anbudsgivaren eller anbudssökanden får inte delta vid öppningen, men har möjlighet att begära att en person utsedd av en handelskammare närvarar (och får då stå för kostnaden för det).

Anbud kan endast lämnas in elektroniskt genom upphandlingsverktyget e-Avrop och det är därför inte möjligt för en anbudsgivare att skicka in handlingarna efter det att anbudstiden gått ut via e-post eller vanlig postgång.

Kvalificering och anbudsprövning

När anbudstiden har gått ut utvärderas anbud som kommit in i rätt tid i tre steg. I första steget sker en prövning av om anbudsgivaren uppfyller de kvalificeringskrav som ställts i förfrågningsunderlaget. Anbudsgivare som inte klarar kvalificeringen får inte vara med i den fortsatta anbudsutvärderingen.

I andra steget kontrolleras att anbuden uppfyller samtliga ställda ”ska-krav”. Om det finns några ofullkomligheter eller reservationer mot ska-kraven antas inte anbudet.

I sista steget värderas de återstående anbuden enligt utvärderingskriterierna i upphandlingsdokumenten.

Tilldelning

Resultatet av utvärderingen dokumenteras i ett upphandlingsprotokoll och när det står klart vilken anbudsgivare som bäst motsvarar PRV:s behov, utformas ett tilldelningsbeslut som anger vilken leverantör som ska tilldelas kontraktet. Därefter skickas tilldelningsbeslutet och upphandlingsprotokollet ut till samtliga leverantörer som lämnat in anbud med en tydlig motivering till valet av leverantör.

Innan PRV tecknar avtal tillämpas ofta en frivillig avtalsspärr som gäller i minst 10 dagar. Det betyder att övriga leverantörer som lämnat anbud i en upphandling har möjlighet att överklaga tilldelningsbeslutet under spärrtiden. Så snart avtalsspärren släpper kan ingen annan leverantör invända mot PRV:s val av avtalspartner.

Avtalsskrivning

PRV och vinnande leverantör/leverantörer ingår avtal genom att behöriga företrädare för bägge parter undertecknar avtalet i två likalydande exemplar. Det är generaldirektören eller dennes ställföreträdare som har behörighet att underteckna de avtal som PRV ingår.

Allmänna avtalsvillkor

PRV använder en färdig avtalsmall i de flesta av våra affärer och upphandlingar.

PRV:s allmänna avtalsvillkor (pdf 50 kB)

Avtalsuppföljning

När en upphandling är avslutad och avtalsskrivningen avslutats utser PRV en intern avtalsägare med ansvar för att kontinuerligt följa upp avtalet och affären under kontraktstiden. Det kan handla om att kontrollera att leveranser och fakturerade belopp stämmer med avtalet, hålla löpande kontakt med leverantören, säkerställa att avtalet används på rätt sätt, bevaka när avtalet löper ut eller meddela om det uppstår behov av förändringar i avtalet.

Inköps- och upphandlingsprocessen

Inköps- och upphandlingsprocessen som flödesschema (pdf 456 kB)