Upphandling av digital tjänst i Skellefteå kommun
Mod och mognad kan vara viktiga faktorer när man som kommun arbetar med innovation i upphandling. En av flera utmaningar är hantering av frågor om immaterialrätt och ägande. Om kommunen har en tydlig strategi och målbild för resultaten av upphandlingen kan det skapa värden för både medborgarna och kommunens leverantörer.
Bakgrund:
Skellefteå kommun hade identifierat ett behov hos invånare med kognitiva funktionsnedsättningar. Ambitionen var att skapa förutsättningar för dem att kunna leva mer självständigt. Det fanns inga lösningar på den svenska marknaden så kommunen ville därför få fram en lösning. Utvecklare på kommunen insåg tidigt att kommunen inte var behovsägare, utan att deras roll var ”möjliggörare”. De insåg också att de inte behövde äga lösningen.
Genom dialog med invånarna och genom co-creation workshops, som kommunen fick stöd av den lokala science park:en att genomföra, kunde de identifiera behov som invånarna med kognitiva funktionsnedsättningar hade och sedan formulera det som krav. Kommunen sökte stöd för att göra en upphandling som inkluderade innovation, men hade svårt att hitta den kompetensen hos upphandlingskonsulter.
Upphandling med leverantören som ägare
De bestämde sig för att göra det själva och läste därför på om innovation i upphandling. Det ledde till en upphandling med behov- och funktionsfokus, där leverantören skulle äga resultatet istället för kommunen. Första steget blev en RFI (request for information) för att undersöka marknaden, inhämta information och få näringslivets förslag på möjliga lösningar och affärsmodeller. Fler än 1000 personer hämtade ut RFI:n, kommunen fick in 8 skriftliga svar och genomförde 6 fördjupade dialoger.
Genom RFI-processen inhämtade kommunen stor kunskap. I upphandlingen föreslog kommunen två olika affärsmodeller, båda med leverantören som ägare. Andra krav som kommunen lyfte upp som viktiga var att lösningen skulle vara tillgänglig för slutanvändarna under en viss tid, samt att slutanvändarna skulle vara med i utvecklingsprocessen.
Kommunen upplevde att företagen hade svårt att förstå behoven och affärsmodellen med leverantören som ägare. Man gjorde en informationsfilm för att göra upplägget tydligare.
Leverantören skapar goodwill som samhällsaktör
Leverantören som vann upphandlingen menar att de inte gick in i upphandlingen med syfte att kapitalisera på lösningen, då deras erfarenhet var att det är svårt att få en applikation av detta slag lönsam. Det ingick inte heller i företagets vanliga tjänsteportfölj att utveckla appar. Men kommunens upphandling sammanföll med att leverantören var intresserade av att agera samhällsaktör. De såg att detta var ett bra projekt för att samla kompetens i företaget och skapa goodwill. Därför gick de in i upphandlingen. De har själva investerat mer än fyra gånger vad de fick betalt av kommunen, eftersom de ser detta som ett värdefullt projekt. Trots att det fortfarande inte är en lönsam affär och endast en liten del av deras ordinarie verksamhet, värdesätter de all den know-how som skapats i företaget.
När leverantören själv utvärderar projektet anser de att det var relevant av kommunen att ställa krav på hur länge tjänsten behöver hållas tillgänglig. Men det var absolut avgörande att leverantören fick ägandet till appen. Utan ägande kan inte leverantören ta nödvändiga investeringsbeslut. Upphandlande organisationer behöver förstå att det ofta är stora affärsrisker som leverantörerna tar och som startup är det ofta omöjligt att acceptera sådana risker utan att vara säker på att bli kompenserad.
Genom att som upphandlande kommun ha förståelse för att ägandet inte behöver ligga hos kommunen själva, och att som leverantörer se bortom de traditionella affärsincitamenten, kan man tillsammans skapa möjligheter och värde för invånarna och för de inblandade verksamheterna.
Reflektion
Det måste finnas en tydlig ”vinst” och mervärde för alla parter i en upphandling. När vi dessutom lägger till innovation eller utveckling till detta blir det ännu viktigare att alla förstår utmaningar och möjligheter både för den upphandlande organisationen och för leverantörerna. Här behövs en nyfiken och framåtlutad inställning i stället för en avvaktande och protektionistisk. Det är viktigt, för att åstadkomma innovation i upphandling, att båda parter besitter kunskap om affärsmodeller, utveckling och innovationsprocesser, samt kunskap om ägande och hantering av immateriella tillgångar samt kompetens i avtalsskrivning. Men viktigast är den framåtlutade inställningen och viljan att hitta win-win.