Allmänna handlingar och sekretess
I stort sett alla uppgifter som skickas in och registreras hos PRV är offentliga, så kallade allmänna handlingar. Det betyder att vem som helst har rätt att ta del av dem.
Allmänna handlingar är sådana som kommer in till PRV eller som skapas på PRV.
Handlingar som kommer in eller skapas på PRV
Grundprincipen är att handlingar som kommer in till eller skapas hos PRV är allmänna och det spelar ingen roll om det är papper eller digitala handlingar.
De handlingar som kommer in till PRV är främst ansökningar om patent, varumärkes- eller designskydd. Olika avdelningar på PRV handlägger ansökningarna och i samband med det skapas nya handlingar.
Andra handlingar som kommer in eller skapas hos PRV kan handla om PRV:s funktion som tillsynsmyndighet, om något annat övergripande i vår myndighetsutövning eller om att utfärda utgivningsbevis för tidskrifter. De kan också handla om vår kommunikation för att till exempel höja kunskapen om immateriella rättigheter.
Det finns också handlingar som är en naturlig del i en myndighets verksamhet, det kan till exempel vara personalärenden, remisser eller handla om upphandlingar av varor eller tjänster. Sådana handlingar kan komma in till PRV eller skapas här hos oss.
För att en handling ska anses vara allmän hos PRV ska den förvaras hos oss.
Det du skickar in till oss blir allmän handling
Tänk på att det du sänder till oss blir allmän handling, vilket ofta betyder att vem som helst kan begära att få se det. Om du vill vara anonym ska du inte skriva ditt namn eller kontaktuppgifter när du kontaktar oss. Men vill du ha svar måste du förstås berätta hur vi ska nå dig.
Uppgifter som utbyts mellan myndigheter
Även uppgifter som utbyts mellan myndigheter är allmän handling. PRV utbyter till exempel regelbundet uppgifter med Europeiska Patentverket, EPO, och EU:s immaterialrättsmyndighet, EUIPO. När PRV handlägger ärenden så används ofta information från Bolagsverkets näringslivsregister. PRV ger även Bolagsverket information om vilka varumärken som gäller i Sverige.
EU:s immaterialrättsmyndighet, EUIPO
Sekretessbelagda uppgifter
Om allmänna handlingar innehåller sekretessbelagda uppgifter så kommer de uppgifterna att undantas om någon vill begära ut en sådan handling. Handlingen lämnas då ut med de sekretessbelagda delarna borttagna.
Sekretessbelagda uppgifter har alltid stöd i sekretesslagstiftningen, där står vilka uppgifter som är sekretessbelagda och inte behöver lämnas ut.
Hos PRV finns det ofta sekretessbelagda uppgifter i patentansökningar som sänds in till oss, eller i ansökningar om design- och varumärkesskydd. Även ärenden när någon sänder in uppgifter om patent, varumärke eller design som underlag för att kunna beställa konsulttjänster av PRV innehåller i regel sekretessbelagda uppgifter.
Om en allmän handling begärs ut ska det alltid göras en bedömning av om handlingen innehåller sekretessbelagda uppgifter. Om något anses vara sekretessbelagt kan ändras med tiden.
Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) på riksdagens webbplats
Vad är inte allmän handling?
Minnesanteckningar och andra arbetsdokument
En handling som skapas på myndigheten och som är slutlig, exempelvis färdiga beslut eller andra ärenden som har slutbehandlats. Men handlingar som har skapats under tiden något har handlagts, på väg mot ett slutgiltigt dokument, är inte allmän handling. Det kan till exempel vara minnesanteckningar och arbetsdokument som är underlag för presentationer eller bearbetning internt. Dessa exempel är bara allmän handling om de har arkiverats tillsammans med ett slutbehandlat ärende och är ett helt avgörande underlag för hur ärendet har handlagts.
Det som PRV inte äger rättigheten att förmedla vidare
Böcker och tidskrifter som PRV har köpt in eller kommersiella databaser som PRV har särskild licens för att använda är inte allmän handling. Dessa är skapade av någon annan organisation eller person och PRV får inte dela dem vidare utan tillstånd från skaparen. Databaser som drivs av andra myndigheter och som PRV har uppkoppling mot räknas däremot som allmänna handlingar.
Personliga eller privata meddelanden som kommer in till en myndighet är oftast inte allmänna handlingar. För dem gäller samma regler om posthemlighet som om de sänts till en privat bostad.
Hur får man ut en allmän handling?
Den som besöker PRV har rätt att titta på en allmän handling på plats. Det kostar inte något och ska göras så snabbt som möjligt med tanke på övriga ärenden som PRV ska hantera.
Du kan också beställa kopior eller utskrifter på allmänna handlingar, även då ska du få detta så fort som möjligt. Upp till ett visst antal kan du få utan kostnad, till exempel via e-post. Om det du begär ut är mer omfattande kan du få betala en avgift.
Du kan även ringa PRV och be att muntligt få reda på vad en allmän handling innehåller. Inte heller detta ska kosta dig något.
Däremot är PRV inte skyldigt att lämna ut elektroniskt lagrad information, annat än som en utskrift. Men om vi ändå gör det så har vi rätt att ta ut en avgift för hela kostnaden.
Den som begär ut en allmän handling har rätt att vara anonym och behöver inte ange varför handlingen begärs ut eller hur den ska användas. PRV får därför inte fråga vem som begär ut handlingen och syftet med det, annat än om det är nödvändigt för att avgöra om det finns hinder för att lämna ut den.
Enklaste sättet att begära ut en allmän handling från PRV är genom att skicka e-post till PRV.
Vem bedömer om jag ska få ta del av en handling?
Oftast är det den handläggare som har ansvar för ärendet där handlingen skapats eller kommit in till PRV som kommer bedöma om den kan lämnas ut. När det är svårt att avgöra om handlingen kan lämnas ut så kan beslutet tas av PRV:s chefsjurist. Om PRV beslutar att inte lämna ut en handling så kan du överklaga det hos kammarrätt.
Databaser där du fritt kan söka efter information
Det finns många databaser och sökverktyg som du fritt kan använda för att ta del av information.
Här har vi listat många databaser med information om immaterialrätt
PRV kan sälja personuppgifter
Regeringen vill att myndigheter ska göra sina offentliga data tillgängliga för privata aktörer, för att bidra till större öppenhet i offentlig förvaltning. Det står i Lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen.
När PRV handlägger ärenden om patent, varumärke eller design så tar vi in personuppgifter. Det innebär att PRV indirekt kan komma att sälja data som innehåller personuppgifter och att dessa personuppgifter kan föras över till länder utanför EU. Att PRV får föra ut personuppgifter till länder utanför EU står i 4 § i PRV:s instruktion.
Hur PRV får hämta in personuppgifter för att handlägga ärenden står i patentkungörelsen, varumärkesförordningen och mönsterskyddsförordningen.
PRV:s hantering av personuppgifter
Förordning (2007:1111) med instruktion för Patent- och registreringsverket, på riksdagens webbplats
Patentkungörelse (1967:838) på riksdagens webbplats
Varumärkesförordning (2011:594) på riksdagens webbplats
Mönsterskyddsförordning (1970:486) på riksdagens webbplats