Patenthandläggningen är i många avseenden ett lagarbete där alla har sin roll i processen. För att handläggningen ska kunna ske säkert, harmoniserat och vara förutsägbar måste samarbetet mellan olika funktioner gå smidigt. Under en ansökans tekniska handläggning har handläggaren alltid möjlighet att kontakta en patentexpert om frågor uppstår. Det gäller från tidpunkten när hen får ärendet, till dess ärendet är slutligt avgjort.

Diskussioner kan föras kring frågeställningar som förekommer i handläggningsprocessen. Till exempel:

• tolkning av ansökan/patentkrav innan granskningen påbörjas,
• relevanta klasser/ord och sökstrategier för granskning,
• tolkning av relevanta dokument,
• bedömning och föreläggandeskrivning,
• brister i utformning av ansökan/patentkrav.

 Handläggaren har också möjlighet att samråda med en kollega eller med en jurist om juridiska frågor uppstår.

Dokumentation

Efter avslutad handläggning, dokumenterar patentingenjören granskningsarbetet och resultatet i en elektronisk granskningslapp, vilken också används som ett verktyg i ärendehandläggningen.

Granskningslappen förses med uppgifter om:

• ansökans klass,
• sammanfattning av uppfinningen,
• relevant figur,
• problem och lösning,
• brister i ansökan,
• granskat material,
• relevanta sökklasser,
• sökbara begrepp/ord,
• anförda mothåll och andra relevanta dokument,
• andra granskningstips och för handläggningen relevant information.

Granskningslappen är sökbar. Den används vid handläggning av nya ärenden innan handläggaren lägger upp sin granskningsstrategi för att kontrollera om det förekommer flera äldre liknande ansökningar. Den kan också användas för kollisionsgranskning, det vill säga sökning efter äldre ansökningar som kan utgöra potentiella nyhetshinder, men som inte är allmänt tillgängliga.

Konsultation vid så kallade A-hänvisningar

Om patentingenjören inte hittar relevanta hinder mot patent i dokumenten gör hen alltid en " konsultation vid endast A-hänvisningar". I detta förfarande kontaktas alltid en patentexpert eller en patentingenjörskollega med kunskaper inom det aktuella teknikområdet. En diskussion om till exempel kravtolkning, teknik, klasser, sökord, eller sökstrategier kan ge värdefulla ingångar. Det kan också leda till att patentingenjören får nya insikter och på så vis hittar nya uppslag för att komma vidare i granskningsarbetet.

Säkring av ärendet

Efter avslutad granskning och bedömning av en patentansökan lämnas ärendet till en kollega för kontroll, en så kallad "säkring" av ärendet. Vid kontrollen svarar säkraren på ett antal frågor i en elektronisk säkringslapp och identifierade oklarheter, brister mm i ansökan tas upp till diskussion med den handläggande patentingenjören. Genom ärendesäkring får handläggaren återkoppling på sitt arbete och en hög kvalitet på ärendehandläggningen säkerställs. Statistik från arbetet med säkringslappen hjälper till att identifiera var kompetensutveckling och kvalitetshöjande åtgärder behövs i granskningsprocessen. Frågorna i säkringslappen kan varieras utifrån ledningsgruppens önskade inriktning på kvalitetsinsatser.

Föredragning inför ytterligare förelägganden

Om sökanden svarat på ett föreläggande från PRV men handläggaren anser att det fortfarande finns hinder mot patent kan det bli aktuellt att skicka ytterligare föreläggande till sökanden. Handläggaren föredrar först ärendet för patentexpert, som skaffar sig en överblick över sakläget i ansökan och beslutar om den lämpligaste åtgärden för att föra ärendet framåt.

Kontroll av slutföreläggande

När handläggaren anser att ansökan inte innehåller några hinder mot patent utfärdas ett slutföreläggande. Slutföreläggandet kontrolleras alltid av en patentexpert innan det expedieras. Då svarar hen alltid på frågor rörande kontrollhandlingarnas form och innehåll, det vill säga underlaget för patentskriften. Om patentexperten inte är nöjd med kvaliteten skickas ärendet tillbaka till handläggaren för åtgärd.

Föredragning och säkring av avslag

Om en ansökan inte kan beviljas föredras ärendet för beslutande patentexpert, som fattar beslut om avslag. Om avslagsbeslutet innefattar juridisk avslagsgrund konsulteras en jurist. När avslagsbeslutet är klart, utförs en kontroll i form av en säkring av avslagsbeslutet. Säkraren ska vara en annan patentexpert än den som beslutade i ärendet. Säkraren använder sig av en speciellt framtagen blankett med frågor, varvid säkringen omfattar allt i beslutet förutom den materiella prövningen.

Årlig kvalitetsmätning, tillämpad praxis

Varje år genomförs en stickprovskontroll av ca 300 förelägganden/rapporter (motsvarande ca 3 st per patentingenjör) i Patentexpertrådets regi.Vid kontrollen utreder de hur vi förhåller oss till våra regelverk och gällande praxis när vi bedömer en patentansökan. Ett fokus har varit att se hur Problem-Lösnings-Metoden (PLM) tillämpas vid bedömning av uppfinningshöjd. Brister återkopplas direkt till berörda handläggare och strukturella brister som identifieras leder till granskning och eventuell ändring av arbetsinstruktioner, riktlinjer samt utbildningsmaterial. Även extra utbildningsinsatser ges där behov finns. Resultatet redovisas för våra kundgrupper vid kundmöten.

Årlig kvalitetsmätning, granskningskvalitet

En jämförelse görs årligen av granskningsresultaten mellan EPO och PRV. Jämförelsen grundar sig på nationella ansökningar som har motsvarande prioritetsansökningar (EP/PCT-ISA) ingivna till EPO. En jämförelse görs av vilka dokument som anförts vid respektive myndighet och hur de bedömts.

Parallell- och omgranskningar

Parallellgranskning innebär att två ingenjörer granskar samma ansökan oberoende av varandra och gör jämförelser av resultatet. Omgranskning innebär att två ingenjörer gör granskningar av samma ansökan seriellt, det vill säga den ingenjör som gör den senare granskning utgår ifrån resultatet av den föregående granskningen. Syftet med parallell- och omgranskningar är att vidga kompetensen hos patenthandläggare genom att lära av varandra. Dessa typer av kvalitetsåtgärder är förhållandevis resurskrävande och görs därför ad hoc när det bedöms finnas utrymme och behov.

Fristuppföljning

I vårt serviceåtagande regleras inom vilken tid en sökande ska få besked i sin ansökan. För att säkerställa att vi kan leva upp till de frister som utlovats i serviceåtagandet sker en kontinuerlig och regelmässig uppföljning av arbetsbelastningen och sena ärenden på varje enhet. Enhetschefen ansvarar för att säkerställa att inga ärenden blir sena. I en del fall är det inte möjligt att avsluta ärenden inom de antagna fristerna. Det är anledningen till att vi inte har 100 % måluppfyllnad. Orsaken kan till exempel vara att sökanden själv bidragit till den långa handläggningstiden genom att låta ansökan bli avskriven och återupptagen flera gånger under handläggningens gång. Fristerna kan även komma att överskridas vid tillfällig arbetsanhopning.